Cómo Crear PDFs Accesibles con Etiquetas para Todos los Usuarios
La accesibilidad digital es un derecho fundamental. Los PDFs accesibles —también llamados PDFs etiquetados o 'tagged PDFs'— son documentos que pueden ser leídos por lectores de pantalla como JAWS, NVDA o VoiceOver, que usan las personas con discapacidad visual para navegar contenido digital. Un PDF sin etiquetas de accesibilidad es esencialmente un documento invisible para quien depende de estas tecnologías de asistencia. En México, la Ley General para la Inclusión de las Personas con Discapacidad establece la obligación de garantizar la accesibilidad en la información y comunicaciones del sector público. Las dependencias de gobierno, las instituciones educativas y las empresas que publican documentos para el público deben considerar la accesibilidad de sus PDFs como un requisito, no como un extra. El proceso para crear un PDF accesible desde un PDF existente requiere convertir el PDF a Word (donde puedes verificar y ajustar la estructura semántica), y luego exportarlo como PDF con las etiquetas de accesibilidad activadas. En esta guía te explicamos este proceso paso a paso.
Qué hace accesible a un PDF
Un PDF accesible con etiquetas tiene una estructura semántica que va más allá de lo que el ojo ve. Las etiquetas de accesibilidad describen el rol de cada elemento del documento: este es un encabezado de nivel 1, esto es un párrafo de texto, aquí hay una lista con 5 elementos, esta imagen tiene la descripción 'gráfica de ventas por trimestre'. Esta estructura semántica es lo que los lectores de pantalla usan para presentar el contenido de forma significativa a las personas con discapacidad visual. Los elementos clave de un PDF accesible incluyen: etiquetas de encabezados (<H1>, <H2>, etc.) para la estructura del documento, texto alternativo (alt text) para todas las imágenes informativas, tablas correctamente etiquetadas con encabezados de filas y columnas, orden de lectura lógico que corresponde al orden visual del documento, metadatos de idioma del documento (para que el lector de pantalla use la pronunciación correcta), y texto de formularios etiquetados si el PDF contiene formularios interactivos.
- 1Convierte el PDF existente a Word con LazyPDF usando la herramienta 'PDF a Word'.
- 2En Word, verifica que los títulos usen estilos de encabezado (Título 1, Título 2).
- 3Agrega texto alternativo a todas las imágenes: clic derecho > Editar texto alternativo.
- 4Verifica que las tablas tienen fila de encabezado marcada como tal.
- 5Configura el idioma del documento en Word: Revisar > Idioma.
- 6Exporta desde Word como PDF con opción de accesibilidad: Archivo > Guardar como > PDF > Opciones > Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad.
Convertir PDF a Word para ajustar la accesibilidad
El primer paso para hacer un PDF accesible es convertirlo a un formato editable donde puedas añadir o corregir la estructura semántica. LazyPDF convierte el PDF a Word preservando la estructura básica del documento: los encabezados generalmente se mapean a los estilos de Título de Word, los párrafos quedan como texto normal, y las tablas se convierten en tablas de Word. Sin embargo, la conversión no siempre produce una estructura perfectamente accesible. Los problemas más comunes son: texto que debería ser un encabezado pero quedó como texto normal con formato de tamaño grande, imágenes sin texto alternativo, tablas sin fila de encabezado definida, y listas que se convirtieron en párrafos separados en lugar de listas de Word. Estos elementos deben revisarse y corregirse manualmente en Word antes de exportar el PDF final accesible.
Exportar el PDF accesible desde Word
Microsoft Word tiene la opción de exportar PDFs con etiquetas de accesibilidad incluidas, lo que es la forma más sencilla de crear un PDF accesible desde un documento bien estructurado. Al exportar desde Word a PDF, asegúrate de activar esta opción para incluir las etiquetas. El proceso en Word: ve a Archivo > Guardar como, selecciona PDF en el tipo de archivo, haz clic en 'Opciones', y marca la casilla 'Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad'. También marca 'Notas del documento como comentarios' si deseas que las notas al pie sean accesibles. Haz clic en OK y luego en Guardar. El PDF generado incluirá las etiquetas de accesibilidad correspondientes a la estructura semántica que definiste en Word.
- 1En Word, después de verificar toda la estructura semántica del documento.
- 2Ve a Archivo > Guardar como y selecciona 'PDF' como formato.
- 3Haz clic en el botón 'Opciones' antes de guardar.
- 4Marca 'Etiquetas de estructura del documento para accesibilidad'.
- 5Marca también 'Crear marcadores usando: Títulos'.
- 6Haz clic en OK y luego Guardar para exportar el PDF accesible.
Verificar la accesibilidad del PDF resultante
Una vez exportado el PDF, es importante verificar que la accesibilidad funciona correctamente. Adobe Acrobat Pro tiene una función 'Verificar accesibilidad completa' que revisa automáticamente el documento contra los criterios WCAG 2.1 y la especificación PDF/UA. Sin embargo, Adobe Acrobat Pro es una herramienta de pago. Alternativas gratuitas para verificar la accesibilidad: PAC 2021 (PDF Accessibility Checker) es una herramienta gratuita para Windows que verifica el cumplimiento de PDF/UA; la herramienta de accesibilidad de CommonLook PDF Validator ofrece una versión de prueba; y la forma más práctica es simplemente usar un lector de pantalla como NVDA (gratuito para Windows) o VoiceOver (integrado en Mac y iPhone) para navegar el PDF y verificar que el contenido se lee correctamente en el orden esperado. Para documentos que deben cumplir con estándares de accesibilidad legales (como los publicados por dependencias de gobierno), considera una revisión más exhaustiva con herramientas especializadas o con un experto en accesibilidad digital.
Preguntas frecuentes
¿Todos los PDFs publicados en sitios de gobierno deben ser accesibles?
En México, la Ley General para la Inclusión de las Personas con Discapacidad y los lineamientos de accesibilidad del gobierno federal establecen que los documentos digitales publicados por dependencias deben cumplir con estándares de accesibilidad. El grado de implementación varía entre dependencias, pero la tendencia regulatoria va hacia una mayor exigencia de accesibilidad en documentos públicos digitales.
¿El OCR de LazyPDF crea PDFs con etiquetas de accesibilidad?
El OCR de LazyPDF crea una capa de texto sobre el PDF de imagen, lo que permite la selección y búsqueda de texto, pero no crea automáticamente todas las etiquetas de accesibilidad semántica (encabezados, listas, tablas etiquetadas). Para un PDF verdaderamente accesible, el proceso recomendado es: PDF > OCR > Convertir a Word > Estructurar en Word > Exportar PDF accesible desde Word.
¿Qué es PDF/UA?
PDF/UA (Universal Accessibility) es la norma ISO 14289 que especifica los requisitos técnicos mínimos para documentos PDF accesibles. Define cómo deben estar estructuradas las etiquetas, el orden de lectura, los textos alternativos de imágenes y otros elementos para garantizar que personas con discapacidad visual o motriz puedan acceder al contenido con tecnologías de asistencia. Es el estándar de referencia para la accesibilidad de PDFs.
¿Los PDFs con contraseña pueden ser accesibles?
Un PDF con contraseña de apertura no es accesible para lectores de pantalla porque la tecnología de asistencia no puede ingresar la contraseña automáticamente. Si necesitas un PDF accesible y también protegido, considera usar solo la contraseña de permisos (que impide ciertas acciones como edición o impresión) pero no la contraseña de apertura, lo que permite que los lectores de pantalla accedan al contenido sin requerir contraseña.
¿Qué tan diferente se ve un PDF accesible de uno regular?
Visualmente, un PDF accesible se ve exactamente igual que uno regular. Las etiquetas de accesibilidad son metadatos invisibles que no afectan la apariencia del documento. La diferencia solo es perceptible para las personas que usan tecnologías de asistencia, para quienes la experiencia de lectura mejora dramáticamente: el lector de pantalla puede anunciar correctamente los encabezados, leer las tablas en orden lógico y describir las imágenes.