Quittungen für die Spesenabrechnung als PDF zusammenfügen – der optimale Workflow

Die Zeit der physischen Belegordner ist vorbei. Moderne Finanzabteilungen und Steuerbehörden akzeptieren und bevorzugen digitale Belege, solange bestimmte Standards eingehalten werden. GoBD und digitale Belege: Nach den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) können Papierbelege nach dem Scannen (und Prüfung des Scans auf Vollständigkeit) vernichtet werden, sofern bestimmte Anforderungen erfüllt sind. Das Ergebnis: Sie müssen keine physischen Ordner mehr aufbewahren. Zeitvorteile: Digitale Belege können sofort nach der Erstellung eingereicht werden, ohne Aufsammeln und physisches Versenden. Genehmigungsworkflows können schneller durchgeführt werden. Finanzabteilungen verarbeiten digitale Einreichungen effizienter. Verlustschutz: Papierbelege verblassen, werden nass oder gehen verloren. Digitale Belege sind dauerhaft verfügbar und einfach zu backupen. Steuerliche Absetzbarkeit: Für das Finanzamt müssen Belege nachvollziehbar, vollständig und lesbar sein. Digitale Belege, die diese Anforderungen erfüllen, sind gleichwertig zu physischen Belegen.

1. 1Installieren Sie eine gute Scan-App auf Ihrem Smartphone (Adobe Scan, Microsoft Lens).
2. 2Scannen Sie Belege unmittelbar nach dem Erhalt – nicht sammeln für später.
3. 3Benennen Sie die Scans nach einem einheitlichen Schema: JJJJ-MM-TT_Kategorie_Betrag.pdf.
4. 4Organisieren Sie Scans in monatlichen Ordnern auf Ihrem Gerät oder Cloud-Speicher.
5. 5Am Ende des Monats: PDFs zusammenfügen für die Spesenabrechnung.
6. 6Einreichen und Bestätigung der Verarbeitung abholen.

Die Qualität des Scan-Ergebnisses ist entscheidend für die Anerkennung durch Finanzabteilung und Finanzamt. Die richtigen Apps nutzen: Adobe Scan und Microsoft Lens sind die verbreitetsten und zuverlässigsten Scan-Apps. Beide bieten automatische Randkorrektur (Perspektivkorrektur), Helligkeitsoptimierung und direkten PDF-Export. Adobe Scan kann auch Text erkennen (OCR) und Dokumente automatisch kategorisieren. Optimale Scanbedingungen: Legen Sie den Beleg auf eine kontrastierende Unterlage (dunkler Tisch für hellen Beleg). Sorgen Sie für ausreichende, gleichmäßige Beleuchtung ohne starke Schatten. Halten Sie das Smartphone ruhig und im rechten Winkel über dem Beleg. Achten Sie darauf, dass alle vier Ecken des Belegs sichtbar sind. Beleg vollständig erfassen: Der Scan muss alle relevanten Informationen enthalten: Datum, Betrag, Steuernummer des Ausstellers (für Vorsteuerabzug), Beschreibung der Leistung. Für Bewirtungsbelege: Auch die Rückseite mit Anlass und Teilnehmer muss erfasst werden. Sofort prüfen: Schauen Sie sich den Scan direkt nach der Aufnahme an. Ist alles lesbar? Sind alle wichtigen Informationen sichtbar? Ein unscharfer Scan kann bei der Einreichung abgelehnt werden. Aufbewahrungsfristen einhalten: Belege für Spesen müssen in der Regel 10 Jahre aufbewahrt werden (GoBD). Stellen Sie sicher, dass Ihr digitales Archiv über diesen Zeitraum zugänglich bleibt.

1. 1Öffnen Sie Ihre Scan-App (Adobe Scan oder Microsoft Lens).
2. 2Legen Sie den Beleg auf eine dunkle, gleichmäßig beleuchtete Unterlage.
3. 3Scannen Sie den Beleg und prüfen Sie das Ergebnis sofort.
4. 4Korrigieren Sie Zuschnitt und Helligkeit wenn nötig.
5. 5Speichern Sie als PDF mit aussagekräftigem Namen.

Am Ende des Abrechnungszeitraums (meist monatlich) werden alle Belege zu einer Spesenabrechnung zusammengestellt. Struktur der Spesenabrechnung: Eine professionelle Spesenabrechnung besteht typischerweise aus einem Deckblatt (Name, Abteilung, Zeitraum, Summe), einer Übersichtstabelle aller Belege (Datum, Kategorie, Betrag, Beschreibung) und den Belegen selbst in chronologischer Reihenfolge. Übersichtstabelle erstellen: Erstellen Sie die Übersichtstabelle in Excel oder Word und exportieren Sie sie als PDF. Tragen Sie alle Belege mit Datum, Betrag und Beschreibung ein. Berechnen Sie die Summe je Kategorie (Verpflegung, Übernachtung, Transport, Sonstiges) und die Gesamtsumme. Belege zusammenführen: Fügen Sie mit LazyPDF Merge die Deckblatt-PDF, die Übersichtstabellen-PDF und alle Beleg-PDFs in der richtigen Reihenfolge zusammen. Die Reihenfolge: Deckblatt > Übersicht > Belege (chronologisch nach Datum). Dateigröße optimieren: Spesenabrechnung-PDFs können bei vielen Belegen sehr groß werden. Komprimieren Sie mit LazyPDF Compress auf eine handhabbare Größe. Für interne Einreichungen ist eine Dateigröße unter 10 MB in der Regel ausreichend. Bewirtungsbelege besonders sorgfältig: Für Bewirtungskosten gelten besondere steuerliche Anforderungen. Notieren Sie auf dem Beleg (oder auf der Rückseite): Datum, Anlass der Bewirtung, Name der teilnehmenden Personen und Unternehmen, Gesamtbetrag. Diese Angaben müssen im Scan lesbar sein.

Für Vielreisende und Unternehmen mit regelmäßigen Speseneinreichungen gibt es spezialisierte Tools, die den Prozess weitgehend automatisieren. Spendesk, Candis, Moss: Diese deutschen Spend-Management-Lösungen erlauben das Fotografieren von Belegen per App. OCR erkennt automatisch Betrag, Datum und Händler. Belege werden direkt Kreditkartentransaktionen zugeordnet. Abrechnungen werden automatisch erstellt und an die Buchhaltung übermittelt. Sevdesk, Lexware, Buchhaltungsbutler: Diese Buchhaltungssoftware integriert Belegerfassung per App oder E-Mail-Weiterleitung. Ideal für Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Belege direkt in die Buchhaltungssoftware einspielen möchten. SATZ-Flatrate und Reisekostenabrechnungen: Bestimmte Spesen haben gesetzlich festgelegte Pauschbeträge (zum Beispiel Tagespauschalen für Dienstreisen). Für diese brauchen Sie keine Einzelbelege, nur eine Aufzeichnung der Reisetage. Manuel vs. automatisiert: Für gelegentliche Spesen (weniger als 10 Belege pro Monat) ist der manuelle LazyPDF-Workflow effizient. Bei mehr als 20-30 Belegen pro Monat lohnt sich ein spezialisiertes Tool. DSGVO bei Bewirtungsbelegen: Bewirtungsbelege enthalten Namen dritter Personen. Achten Sie bei der digitalen Verarbeitung auf DSGVO-konforme Handhabung: Datensicherheit, eingeschränkter Zugriff und angemessene Aufbewahrungsfristen.