Word zu PDF – Schriften ändern sich: Ursachen und Lösungen

Schriften werden in Word-Dokumenten referenziert, nicht eingebettet. Das bedeutet, dass Word nur den Namen der Schrift (zum Beispiel 'Calibri', 'Times New Roman', 'Helvetica Neue') speichert. Wenn das Dokument geöffnet wird, sucht das Betriebssystem nach der installierten Schrift und verwendet sie. Beim PDF-Export gibt es mehrere Szenarien, wie Schriften behandelt werden: Schrift einbetten (korrekte Methode): Die Schriftdaten werden direkt ins PDF geschrieben. Das PDF enthält dann alle notwendigen Zeicheninformationen und sieht auf jedem Gerät identisch aus. Das ist die Standard-Methode bei professionellem PDF-Export. Schrift nicht einbetten: Das PDF referenziert nur den Schriftnamen. Wenn der Betrachter die Schrift nicht auf seinem System hat, wird eine Ersatzschrift verwendet. Das kann zu erheblichen optischen Unterschieden führen. Nicht installierte Schriften: Wenn Sie ein Dokument mit einer besonderen Schrift erstellt haben, die auf Ihrem Computer installiert ist, der aber auf anderen Computern fehlt, kann der PDF-Export fehlerhaft sein, wenn Word die Schrift nicht findet. Sprachspezifische Schriften: Dokumente mit speziellen Zeichensätzen (chinesisch, arabisch, griechisch) können Schrift-Substitutionen erleiden, wenn die entsprechenden Systemschriften fehlen. Lizenzbeschränkungen: Manche kommerziellen Schriften haben Lizenzbedingungen, die das Einbetten in PDFs einschränken oder verbieten. Word respektiert diese Einschränkungen und bette solche Schriften nicht oder nur teilweise ein.

1. 1Prüfen Sie in Word, welche Schriften im Dokument verwendet werden (Start > Schriftart).
2. 2Stellen Sie sicher, dass alle verwendeten Schriften auf Ihrem System installiert sind.
3. 3Aktivieren Sie beim PDF-Export die Option 'Schriften einbetten'.
4. 4Exportieren Sie das Dokument als PDF.
5. 5Öffnen Sie das PDF und prüfen Sie, ob alle Schriften korrekt erscheinen.

Die Lösung für Schrift-Änderungen ist fast immer das Einbetten der Schriften in die PDF-Datei. So aktivieren Sie diese Option in verschiedenen Programmen. In Microsoft Word (Windows): Gehen Sie zu Datei > Optionen > Speichern. Aktivieren Sie die Option 'Schriften in der Datei einbetten'. Klicken Sie OK. Beim nächsten PDF-Export werden die Schriften eingebettet. Alternativ: Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > Optionen > 'Barrierefreiheits-Tags und strukturelle Informationen' aktivieren. In Microsoft Word (macOS): Datei > Als PDF speichern. Im Druckdialog auf 'Optimal für: Dokumentsparformat' statt 'Bildschirm' wechseln. Oder: Word-Einstellungen > Kompatibilität > Schriften einbetten aktivieren. In LibreOffice: Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren. Im Optionen-Dialog: Allgemein > 'Schriften einbetten' aktivieren. Für maximale Kompatibilität auch 'PDF/A-1b' oder 'PDF/A-2b' als Format wählen. Mit LazyPDF Word-zu-PDF: LazyPDF verwendet LibreOffice für die serverseitige Konvertierung, die Schriften standardmäßig einbettet. Das Ergebnis sollte auf allen Geräten konsistent aussehen, sofern die Schriften auf dem Server verfügbar sind. Systemschriften (Arial, Times New Roman, etc.) sind in der Regel verfügbar, proprietäre Unternehmensschriften möglicherweise nicht.

1. 1Öffnen Sie das Word-Dokument.
2. 2Navigieren Sie zu Datei > Optionen > Speichern.
3. 3Aktivieren Sie 'Schriften in der Datei einbetten'.
4. 4Deaktivieren Sie optional 'Nicht verwendete Zeichen nicht einbetten' für maximale Kompatibilität.
5. 5Exportieren Sie das Dokument als PDF und prüfen Sie die Schriften.

Für Unternehmen, die ihre Corporate-Identity auch in PDF-Dokumenten bewahren müssen, gibt es besondere Anforderungen. Proprietäre Unternehmensschriften: Viele Unternehmen nutzen eigene oder lizenzierte Schriften, die Bestandteil ihres Corporate Designs sind. Diese Schriften müssen auf allen Arbeitscomputern installiert sein, die Dokumente erstellen. Außerdem müssen ihre Lizenzbestimmungen das PDF-Einbetten erlauben. Schriftlizenzen für PDF: Die meisten kommerziellen Schriften erlauben das Einbetten in PDFs, aber prüfen Sie die Lizenz. Manche Schriften haben separate 'Desktop Licenses' (für Verwendung auf dem Computer) und 'Server Licenses' (für Server-seitige Konvertierung). Wenn Sie über einen Server konvertieren (wie LazyPDF), brauchen Sie möglicherweise eine spezielle Lizenz. Substitutions-Risiken minimieren: Wenn Sie Unternehmensschriften verwenden, die nicht eingebettet werden können, sollten Sie für PDF-Dokumente auf ähnliche Systemschriften ausweichen oder die Schriften beim Export als Kurven/Pfade einbetten. Das macht den Text nicht mehr editierbar, bewahrt aber das visuelle Erscheinungsbild. Fall-Back-Schriften definieren: Definieren Sie in Word-Dokumenten immer eine Fallback-Schrift. Falls die primäre Schrift nicht verfügbar ist, wird die Fallback-Schrift verwendet. So sind zumindest Lesbarkeit und annähernde Optik gewährleistet. Qualitätskontrolle für PDF-Ausgaben: In Unternehmen empfiehlt sich ein Prozess zur Qualitätssicherung von PDF-Ausgaben. Öffnen Sie kritische Dokumente nach dem Export auf einem Testgerät, das die Unternehmensschriften nicht installiert hat, um zu prüfen, wie das Dokument für externe Empfänger aussieht.

Wenn Sie wissen möchten, welche Schriften in einem PDF tatsächlich eingebettet sind, können Sie das mit verschiedenen Tools prüfen. Adobe Acrobat Reader: Öffnen Sie das PDF > Datei > Eigenschaften > Reiter 'Schriften'. Hier sehen Sie alle Schriften, die im Dokument verwendet werden, und ob sie eingebettet sind. Bei 'Eingebettet' oder 'Untergruppe eingebettet' sind die Schriften im PDF gespeichert. Bei nur dem Schriftnamen ohne Zusatz sind sie nicht eingebettet. Online PDF-Analysatoren: Verschiedene Online-Tools können die Metadaten eines PDFs analysieren, darunter verwendete Schriften. PDFCandy, ILovePDF und andere bieten solche Analyse-Funktionen. Schriften subset einbetten: Eine platzsparende Methode ist das Subset-Einbetten: Nur die im Dokument tatsächlich verwendeten Zeichen werden eingebettet, nicht die vollständige Schriftdatei. Das reduziert die Dateigröße, hat aber den Nachteil, dass das PDF nicht mehr bearbeitet werden kann, wenn Zeichen fehlen. Für finale, nicht mehr zu bearbeitende Dokumente ist Subset-Einbetten optimal.