PDF-Unterlagen für Notar, Beglaubigung und Beurkundung vorbereiten
Notare spielen im deutschen Rechtssystem eine zentrale Rolle: Sie beurkunden und beglaubigen wichtige Rechtsgeschäfte und Erklärungen – von Kaufverträgen für Immobilien über Gesellschaftsgründungen bis hin zu Testamenten und Vollmachten. Die Qualität und Vollständigkeit der zum Notartermin mitgebrachten Unterlagen hat einen direkten Einfluss auf die Dauer und den Erfolg der Beurkundung. Immer mehr Notariate arbeiten digital und bitten ihre Mandanten, Unterlagen vorab per E-Mail oder über sichere Portale einzureichen. Das ermöglicht es dem Notar, sich vor dem Termin mit den Inhalten vertraut zu machen, eventuelle Rückfragen zu klären und Entwürfe vorzubereiten. Eine gute digitale Vorbereitung spart beim eigentlichen Notartermin Zeit und damit Notargebühren. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Unterlagen für den Notartermin optimal als PDF aufbereiten: Verträge und Vollmachten zusammenführen, mit Seitenzahlen versehen und sicher geschützt an den Notar übermitteln. Ob Immobilienkaufvertrag, Gesellschaftsgründung, Testament oder Vorsorgevollmacht – die Vorgehensweise ist immer ähnlich.
Typische Notartätigkeiten und benötigte Unterlagen
Je nach Anlass beim Notar sind unterschiedliche Dokumente erforderlich. Beim Immobilienkauf benötigt der Notar: Personalausweise oder Reisepässe aller Vertragsparteien, einen aktuellen Grundbuchauszug (erhältlich beim Amtsgericht), ggf. Nachweise über Belastungen oder Dienstbarkeiten, die Finanzierungsbestätigung der Bank (bei Fremdfinanzierung) und ggf. eine Löschungsbewilligung für bestehende Hypotheken. Bei einer GmbH-Gründung werden benötigt: Personalausweise aller Gesellschafter, ein Entwurf des Gesellschaftsvertrags, Nachweise über Einzahlung des Stammkapitals (Kontoauszug), die Gesellschafterliste und ggf. Vollmachten für nicht persönlich erscheinende Gesellschafter. Für ein Testament oder Ehegattentestament: Personalausweise beider Eheleute, ggf. frühere Testamente oder Erbverträge und eine Liste der Erbschaftsgüter und Begünstigten. Für eine Vorsorgevollmacht: Personalausweis, ggf. Arztbescheinigung und der Entwurf der Vollmacht.
Vertragsentwürfe und Dokumente als PDF aufbereiten
Vertragsentwürfe, die der Mandant vor dem Notartermin einreicht, sollten als saubere, gut formatierte PDFs vorliegen. Wenn Sie einen Vertragsentwurf in Word erstellt haben oder vom Notar als Word-Dokument erhalten haben, konvertieren Sie ihn mit dem Word-to-PDF-Tool von LazyPDF in ein PDF. Das stellt sicher, dass die Formatierung korrekt und für den Notar gut lesbar ist. Achten Sie bei der Erstellung von Vertragsentwürfen auf eine klare Struktur mit nummerierten Paragraphen (§ 1, § 2 usw.), lesefreundliche Schriftgröße (mindestens 12pt) und ausreichende Ränder (mindestens 2,5 cm), damit der Notar handschriftliche Anmerkungen machen kann. Lassen Sie Raum für Unterschriften und Datum am Ende des Dokuments.
- 1Bereiten Sie alle Vertragsentwürfe und Dokumente in Word oder einem anderen Textprogramm vor.
- 2Prüfen Sie die Formatierung: Paragraphennummerierung, Schriftgröße (min. 12pt), ausreichende Ränder.
- 3Konvertieren Sie alle Dokumente mit LazyPDF Word-to-PDF in PDF-Dateien.
- 4Scannen oder fotografieren Sie alle Papierbelege (Grundbuchauszüge, Ausweiskopien usw.) und konvertieren Sie sie zu PDFs.
- 5Benennen Sie alle PDFs eindeutig: 'Kaufvertrag_Entwurf_v2.pdf', 'Grundbuchauszug_2026-03.pdf' usw.
Alle Unterlagen zu einem Notardossier zusammenführen
Wenn alle Einzeldokumente als PDFs vorliegen, führen Sie diese mit dem Merge-Tool von LazyPDF zu einem vollständigen Notardossier zusammen. Fügen Sie ein kurzes Deckblatt hinzu, das den Anlass des Notartermins, Ihre Kontaktdaten und eine Liste der enthaltenen Dokumente enthält. Eine strukturierte Reihenfolge für ein Immobilienkauf-Dossier: Deckblatt mit Inhaltsübersicht, Kaufvertragsentwurf, Grundbuchauszug, Finanzierungsbestätigung der Bank, Personalausweiskopien der Käufer, Personalausweiskopien der Verkäufer, ggf. Löschungsbewilligung für bestehende Hypotheken, sonstige Anlagen. Führen Sie alle PDFs in dieser Reihenfolge zusammen.
- 1Erstellen Sie ein Deckblatt mit Ihrem Namen, dem Anlass und einer Liste der enthaltenen Dokumente.
- 2Öffnen Sie das Merge-Tool auf LazyPDF und laden Sie alle Einzel-PDFs hoch.
- 3Ordnen Sie die Dokumente: Deckblatt zuerst, dann Vertragsentwürfe, Nachweise, Ausweiskopien.
- 4Führen Sie alle PDFs zusammen und laden Sie das fertige Notardossier herunter.
- 5Prüfen Sie das Dossier vollständig: Alle Seiten vorhanden? Reihenfolge korrekt?
Seitenzahlen und sicherer Versand an den Notar
Fügen Sie Ihrem Notardossier mit dem Page-Numbers-Tool von LazyPDF durchgehende Seitenzahlen hinzu. Das ermöglicht es dem Notar, gezielt auf bestimmte Seiten zu verweisen und erleichtert die Arbeit mit dem Dokument im Gespräch erheblich. Platzieren Sie die Seitenzahlen unten mittig und lassen Sie das Deckblatt ohne Seitenzahl. Beim Versand an den Notar per E-Mail sollten Sie das Dossier unbedingt mit dem Protect-Tool von LazyPDF mit einem Passwort sichern. Notarielle Unterlagen enthalten oft sehr sensible Informationen – Kaufpreise, Vermögensverhältnisse, persönliche Verhältnisse der Mandanten. Ein Passwortschutz schützt diese Informationen vor unbefugtem Zugriff bei der Übertragung. Teilen Sie das Passwort dem Notar in einer separaten Nachricht (z.B. per SMS) mit.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen notarieller Beglaubigung und Beurkundung?
Bei der notariellen Beglaubigung bestätigt der Notar lediglich die Echtheit einer Unterschrift oder die Übereinstimmung einer Kopie mit dem Original. Er prüft dabei nicht den Inhalt des Dokuments. Bei der notariellen Beurkundung hingegen prüft der Notar den Inhalt des Dokuments, berät die Parteien über die rechtlichen Folgen und beurkundet deren Willenserklärungen. Die Beurkundung ist aufwendiger und damit teurer, aber rechtlich verbindlicher. Für Immobilienkaufverträge, Gesellschaftsgründungen und Testamente ist in Deutschland eine Beurkundung gesetzlich vorgeschrieben.
Wie findet man einen Notar in Deutschland?
In Deutschland können Notare über die Notarsuche der Bundesnotarkammer unter notar.de gefunden werden. Sie können nach Postleitzahl, Ort oder Spezialgebiet suchen. Für Immobilienkäufe ist es üblich, dass der Notar vom Käufer ausgewählt wird. Bei Unternehmenstransaktionen einigen sich beide Parteien häufig auf einen Notar. Achten Sie bei der Wahl auf einen Notar, der auf das gewünschte Rechtsgebiet spezialisiert ist – zum Beispiel Immobilien-, Gesellschafts- oder Erbrecht.
Kann der Notar Entwürfe per E-Mail erhalten?
Die meisten deutschen Notare akzeptieren Unterlagen per E-Mail als PDF, besonders für die Vorbereitung des Termins. Für die finale Beurkundung muss in der Regel persönlich erschienen werden. Einige Notariate bieten auch sichere Portale für den Dokumentenaustausch an. Fragen Sie beim Terminvereinbarung direkt, wie das Notariat Unterlagen vorab erhalten möchte und ob es besondere technische Anforderungen an die PDFs gibt.
Wie teuer ist ein Notartermin?
Die Gebühren eines Notars sind in der Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG) geregelt und richten sich nach dem Geschäftswert des beurkundeten Rechtsgeschäfts. Bei einem Immobilienkauf für 300.000 Euro liegen die Notargebühren beispielsweise bei etwa 3.000–4.000 Euro. Hinzu kommen Grundbuchgebühren für die Eintragung. Bei Gesellschaftsgründungen oder Testamenten sind die Kosten oft deutlich geringer. Eine Kostenabschätzung können Sie auf dem Notargebührenrechner der Bundesnotarkammer erhalten.