PDF unterschreiben ohne Drucken: So geht's digital

Das Drucken-Unterschreiben-Scannen-Verfahren hat gleich mehrere Nachteile. Erstens dauert der gesamte Vorgang oft 10 bis 20 Minuten, wenn Drucker und Scanner nicht sofort griffbereit sind. Zweitens entstehen dabei Papierkosten, Druckerpatronen-Verbrauch und unnötiger Ressourcenverbrauch. Drittens verliert das Dokument jedes Mal Qualität: Nach dem Scannen ist das PDF oft größer, unschärfer und enthält möglicherweise schräg liegende Seiten. Viertens ist das Verfahren in einer mobilen, digitalen Arbeitswelt impraktisch – besonders wenn Sie unterwegs oder im Homeoffice arbeiten. Digitale Signaturmethoden lösen all diese Probleme.

Die einfachste Methode, die keine spezielle Software erfordert:

1. 1Unterschreiben Sie auf weißem Papier mit einem dunklen Stift.
2. 2Fotografieren Sie die Unterschrift mit Ihrem Smartphone (gutes Licht, möglichst gerade von oben).
3. 3Übertragen Sie das Foto auf Ihren Computer.
4. 4Öffnen Sie das Foto in einem Bildbearbeitungsprogramm (Windows: Paint; macOS: Vorschau; kostenlos: GIMP).
5. 5Schneide Sie die Unterschrift aus, damit nur der Namenszug sichtbar ist.
6. 6Speichern Sie die Unterschrift als PNG mit transparentem Hintergrund.
7. 7Öffnen Sie lazy-pdf.com/de/image-to-pdf, um bei Bedarf das Bild vorzubereiten.
8. 8Importieren Sie das Unterschriftsbild in Ihr PDF über ein PDF-Bearbeitungsprogramm.

Viele PDF-Reader bieten integrierte Signaturtools. Adobe Acrobat Reader (kostenlos) enthält unter 'Ausfüllen und unterschreiben' eine Funktion, mit der Sie direkt mit der Maus oder einem Touchpad eine Unterschrift zeichnen können. Auf Tablets und Touchscreen-Geräten lässt sich die Unterschrift mit dem Finger oder einem Stylus direkt ins Dokument zeichnen. Die Qualität ist dabei deutlich besser als eine Maus-Unterschrift. Für regelmäßiges digitales Unterschreiben auf macOS ist 'Vorschau' mit der integrierten Signatur-Funktion empfehlenswert: Unter 'Werkzeuge > Unterschrift > Unterschrift verwalten' können Sie Ihre Signatur einmalig erstellen und danach mit einem Klick in beliebige PDFs einfügen.

Für Dokumente mit höheren rechtlichen Anforderungen – Verträge, notarielle Dokumente, behördliche Formulare – ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) nach eIDAS-Verordnung erforderlich. Eine QES hat die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Die Erstellung einer QES erfordert ein zertifiziertes Verfahren, z.B. über einen Vertrauensdienstleister wie D-Trust, BundID, Bundesdruckerei, oder kommerzielle Dienste wie DocuSign oder Adobe Sign. Die QES ist kryptografisch an Ihre Identität gebunden und kann nicht gefälscht werden. Für einfache geschäftliche Dokumente ohne besondere Formvorschriften genügt hingegen eine einfache digitale Signatur.

In Deutschland gilt: Die meisten alltäglichen Verträge – Dienstleistungsverträge, Kaufverträge, Arbeitsverträge (sofern nicht tariflich abweichend) – können formfrei, also auch digital, geschlossen werden. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) schreibt Schriftform nur für bestimmte Vertragstypen vor (z.B. Bürgschaften nach § 766 BGB, Mietverträge über mehr als ein Jahr). Für diese Fälle ist eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich. Für die meisten geschäftlichen E-Mails, Angebote, Bestellungen und internen Formulare reicht eine einfache digitale Unterschrift vollkommen aus. Im Zweifel prüfen Sie die Formvorschriften für Ihren spezifischen Vertragstyp.

Wenn Sie häufig PDFs digital unterschreiben, lohnt sich die einmalige Erstellung einer hochwertigen digitalen Unterschrift zum Wiederverbrauch. Scannen Sie Ihre handschriftliche Unterschrift mit einem Flachbettscanner bei 300 DPI ein – das liefert deutlich bessere Qualität als ein Smartphone-Foto. Nachbearbeitung in GIMP oder Photoshop: Hintergrund entfernen (weißen Hintergrund durch Transparenz ersetzen), Kontrast erhöhen, Größe auf 500x150 Pixel zuschneiden. Speichern Sie das Ergebnis als PNG mit Alpha-Kanal (transparenter Hintergrund). Diese Datei können Sie dann bequem als Stempel in jedes beliebige PDF einfügen. Schützen Sie die Unterschriftsdatei gut – wer sie hat, könnte Dokumente mit Ihrer Unterschrift erstellen.

Nachdem Sie Ihre Unterschrift eingefügt haben, empfiehlt sich ein Passwortschutz für das Dokument. Mit LazyPDF's Protect-Tool können Sie das unterschriebene PDF mit einem Passwort sichern und die Bearbeitungsberechtigungen einschränken. So kann niemand Ihre Unterschrift nachträglich entfernen oder das Dokument verändern. Gehen Sie zu lazy-pdf.com/de/protect, laden Sie das unterschriebene PDF hoch, setzen Sie ein Benutzerpasswort und wählen Sie 'Drucken erlaubt, aber Bearbeitung sperren'. Das schützt die Integrität Ihrer Unterschrift.