PDF-Tools für Psychologen und Psychotherapeuten – vollständiger Ratgeber

Die Anforderungen im psychologischen und psychotherapeutischen Bereich übersteigen die allgemeinen DSGVO-Anforderungen. Sensitivste Datenkategorie: Psychische Erkrankungen und psychotherapeutische Behandlungen fallen unter Art. 9 Abs. 1 DSGVO als besondere Kategorie personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist nur auf Basis enger Ausnahmetatbestände erlaubt. Schweigepflicht nach § 203 StGB: Die Weitergabe von Informationen an Dritte – auch an Cloud-Dienste ohne ausreichende Absicherung – kann als Verletzung der Schweigepflicht gewertet werden. Die Strafbarkeit gilt für Therapeuten persönlich. Bundespsychotherapeutenkammer (BPtK) Empfehlungen: Die BPtK empfiehlt für Psychotherapeuten die Nutzung datenschutzkonformer IT-Systeme und rät von der unkritischen Nutzung kostenloser Cloud-Dienste ohne ausreichende datenschutzrechtliche Absicherung ab. Praktische Schlussfolgerung: Für alle Patientendaten und -dokumente: ausschließlich lokale Software oder zertifizierte Praxisverwaltungssoftware mit AVV verwenden. Für allgemeine Praxisdokumente ohne Patientenbezug (Bürobedarf, allgemeine Korrespondenz, Informationsbroschüren): Cloud-Tools wie LazyPDF nutzbar. Grundregel: Im Zweifel immer lokale Software wählen.

1. 1Kategorisieren Sie alle PDF-Dokumenttypen in Ihrer Praxis nach Patientenbezug.
2. 2Für patientenbezogene Dokumente: ausschließlich lokal installierte Software nutzen.
3. 3Dokumentieren Sie alle eingesetzten Tools im Datenschutzkonzept der Praxis.
4. 4Erhalten Sie AVV von allen Anbietern, falls Patientendaten verarbeitet werden.
5. 5Schulen Sie alle Praxismitarbeiter in den Datenschutzpflichten.

Psychotherapeuten sind verpflichtet, ihre Behandlungen zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist zugleich Rechtsschutz für den Therapeuten und Qualitätssicherung. Mindestinhalte der Therapiedokumentation: Anamnese und Erstgespräch-Protokoll Diagnose nach ICD-10 oder DSM-5 Therapieplanung und -ziele Sitzungsberichte (mindestens stichpunktartig) Ausgestellte Bescheinigungen und Gutachten Abschlussberichte Sicherheit der Therapiedokumentation: Therapiedokumentation muss vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. Als PDF: - Verschlüsseltes, passwortgeschütztes PDF auf einem verschlüsselten lokalen Datenträger - Oder: Praxisverwaltungssoftware mit eigenem Verschlüsselungssystem Lokale PDF-Tools für Therapiedokumentation: Adobe Acrobat Pro (lokal): Vollständig lokal, Passwortschutz, ausfüllbare Formulare PDF24 Desktop App: Kostenlos, lokal, Grundfunktionen Foxit PDF Editor: Günstigere Acrobat-Alternative Aufbewahrungsfristen für psychotherapeutische Unterlagen: Nach Berufsordnung der Psychotherapeutenkammer: mindestens 10 Jahre nach Behandlungsende. Für Minderjährige: bis zum 28. Lebensjahr des Patienten.

Psychotherapeuten erstellen verschiedene Berichte für externe Stellen. Antrag auf Psychotherapie (PT-Antrag): Für die kassenärztliche Psychotherapie muss ein Antrag bei der gesetzlichen Krankenversicherung gestellt werden, der Diagnose, Behandlungsplan und Prognose enthält. Dieser Antrag ist als PDF eingereicht. Bericht an den Gutachter: Im Antragsverfahren nach der Psychotherapie-Richtlinie wird ein Bericht an den Gutachter übersandt (nicht an die Kasse selbst – als Pseudonymisierungsschutz). Dieser Bericht enthält sehr sensible Patienteninformationen. Abschlussbericht: Nach Ende einer genehmigten Therapie wird ein Abschlussbericht an die Kasse erstellt. Inhalt: Diagnose, Therapieverlauf, Ergebnis, keine persönlichen Details. Für alle diese Berichte gilt: Sie werden in der Regel per Brief oder über sichere Übertragungswege (KV-Connect, Telematikinfrastruktur) übermittelt, nicht per E-Mail oder Cloud-Upload. Gutachten für Gerichte und Behörden: Forensisch-psychologische Gutachten für Gerichte sind besonders sensibel. Sie dürfen nur über sichere, von Gericht oder Behörde vorgegebene Wege übermittelt werden. EGVP für Gerichts-Gutachten. Telematikinfrastruktur (TI): Psychotherapeuten sind seit 2020 verpflichtet, an der TI teilzunehmen. Die TI ermöglicht eine sichere digitale Kommunikation zwischen Leistungserbringern. Dokumente über die TI werden über zugelassene Konnektoren und Software übertragen – nicht über allgemeine Cloud-Tools.

Für die allgemeine Praxisorganisation ohne direkten Patientenbezug können Cloud-Tools wie LazyPDF eingesetzt werden. Allgemeine Praxisdokumente (Cloud-Tools nutzbar): Büromaterial-Bestellungen und Lieferantenrechnungen Praxis-Informationsbroschüren für Neupatienten (ohne Patientendaten) Terminkalender-Exporte ohne Patientenidentifikation Teaminterne Schulungsunterlagen Allgemeine Korrespondenz ohne Patientenbezug Steuerliche Unterlagen (Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Betriebsausgaben) ohne Patientenidentifikation Patienteninformationen und Datenschutzhinweise: Gemäß DSGVO müssen Patienten bei Erstaufnahme über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Das Informationsblatt (Datenschutzerklärung der Praxis) kann als PDF erstellt und per LazyPDF aufbereitet werden – dieses Dokument enthält keine Patientendaten. Krisenintervention und Erreichbarkeit: Notfallkontakte, Krisentelefonnummern und Handlungsanweisungen für psychische Krisen können als PDF-Handzettel für Patienten erstellt werden. LazyPDF Word-zu-PDF konvertiert entsprechende Word-Dokumente. Kollegiale Beratung und Supervision: Protokolle von Supervisionen und kollegialer Beratung sollten anonymisiert werden. Wenn konkrete Patientenfälle besprochen werden, müssen alle identifizierenden Merkmale entfernt werden. Wenn Supervisionsnotizen als PDF verwaltet werden: lokal und verschlüsselt.