PDF barrierefrei machen: Barrierefreiheit für digitale Dokumente
Barrierefreiheit in digitalen Dokumenten ist nicht nur ein ethisches Gebot, sondern in Deutschland und der EU zunehmend auch eine rechtliche Verpflichtung. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das ab 2025 in Kraft tritt, verpflichtet viele Unternehmen und Organisationen dazu, ihre digitalen Produkte und Dokumente barrierefrei zu gestalten. Für Bundesbehörden gilt die BITV 2.0 (Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung) schon länger. Barrierefreie PDFs sind so gestaltet, dass Menschen mit Sehbehinderungen, Sehbeeinträchtigungen oder anderen körperlichen Einschränkungen die Inhalte vollständig nutzen können. Das bedeutet konkret: Screenreader können den Text vorlesen, Navigationsstrukturen ermöglichen das Springen zwischen Abschnitten, Bilder haben Alt-Texte, und die Lesereihenfolge der Inhalte ist logisch und korrekt definiert. Dieser Artikel erklärt, was barrierefreie PDFs ausmacht, wie Sie bestehende PDFs auf Barrierefreiheit prüfen und wie Sie PDF-Dokumente mithilfe von LazyPDF und Word in barrierefreie Formate umwandeln.
Was macht ein PDF barrierefrei?
Ein barrierefreies PDF – auch als 'tagged PDF' oder PDF/UA (Universal Accessibility) bezeichnet – erfüllt eine Reihe von technischen Anforderungen. Tags (Strukturmarkierungen): Jedes Element des Dokuments ist mit Struktur-Tags versehen, die seine Rolle beschreiben: Überschriften (H1, H2, H3), Absätze (P), Tabellen (Table, TR, TD), Listen (L, LI), Abbildungen (Figure). Diese Tags ermöglichen es Screenreadern, die Dokumentstruktur zu verstehen und korrekt vorzulesen. Lesereihenfolge: Die Reihenfolge, in der ein Screenreader die Inhalte vorliest, muss der logischen Lesereihenfolge entsprechen. Bei mehrspaltigen Layouts oder komplex angeordneten Grafiken kann die automatisch generierte Lesereihenfolge falsch sein. Alternativtexte (Alt-Texte): Alle Bilder und Grafiken, die relevante Informationen enthalten, müssen Alt-Texte haben, die den Bildinhalt für nicht-sehende Nutzer beschreiben. Dokumenttitel und Metadaten: Das PDF muss einen Dokumenttitel, eine Sprache und andere Metadaten enthalten, damit Screenreader diese Informationen ausgeben können. Ausreichender Farbkontrast: Text und Hintergrund müssen ausreichenden Kontrast haben (WCAG 2.1: Mindestkontrast 4,5:1 für normale Texte).
PDF in Word umwandeln und barrierefrei aufbereiten
Der einfachste Weg, ein vorhandenes PDF barrierefrei zu machen, führt über die Konvertierung in Word: Wandeln Sie das PDF mit dem PDF-to-Word-Tool von LazyPDF in ein DOCX um, strukturieren Sie das Dokument korrekt in Word und exportieren Sie es dann als barrierefreies PDF. In Word stehen alle notwendigen Werkzeuge für barrierefreie Dokumentstruktur zur Verfügung: Verwenden Sie Überschriftenstile (Überschrift 1, Überschrift 2 usw.) statt manuell formatierten, fett gedruckten Zeilen. Fügen Sie Alt-Texte für alle Bilder hinzu (Rechtsklick auf Bild > Bild formatieren > Alt-Text). Erstellen Sie echte Word-Tabellen mit Überschriftenzeilen (nicht Tabellen durch Tabulatoren simuliert). Verwenden Sie Listen-Features für Aufzählungen. Der Barrierefreiheitsprüfer in Word (Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Barrierefreiheit überprüfen) zeigt verbleibende Probleme an.
- 1Konvertieren Sie das PDF mit LazyPDF PDF-to-Word in ein DOCX-Dokument.
- 2Öffnen Sie das DOCX in Microsoft Word und wenden Sie korrekte Überschriftenstile an.
- 3Fügen Sie Alt-Texte für alle Bilder und Grafiken hinzu (Rechtsklick > Bild formatieren > Alt-Text).
- 4Prüfen Sie die Barrierefreiheit mit dem Word-Barrierefreiheitsprüfer (Datei > Informationen > Barrierefreiheit überprüfen).
- 5Exportieren Sie das Dokument als barrierefreies PDF: Datei > Exportieren > PDF/XPS erstellen, und aktivieren Sie 'Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit'.
Barrierefreiheit von PDFs prüfen
Nachdem Sie ein PDF erstellt haben, sollten Sie es auf Barrierefreiheit prüfen. Adobe Acrobat Pro bietet umfassende Barrierefreiheits-Prüftools, ist aber kostenpflichtig. Kostenlose Alternativen sind: PAC 3 (PDF Accessibility Checker), ein kostenloses Windows-Tool speziell für die PDF/UA-Prüfung. Es prüft das PDF auf Einhaltung der PDF/UA-Norm und gibt detaillierte Fehlermeldungen aus. axe DevTools (für Web-Entwickler) und verschiedene Online-Prüftools wie tingtun.no oder WAVE sind für HTML gedacht, können aber indirekte Hinweise geben, wenn das PDF in HTML eingebettet ist. Die einfachste praktische Prüfung ist die Screenreader-Prüfung: Schalten Sie den NVDA-Screenreader (kostenlos für Windows) ein und navigieren Sie durch Ihr PDF. Wird alles sinnvoll vorgelesen? Sind Überschriften korrekt erkannt? Werden Bilder mit Alt-Text beschrieben? Das gibt Ihnen ein direktes Gefühl für die Nutzererfahrung von sehbehinderten Personen.
Rechtliche Anforderungen in Deutschland
In Deutschland gelten verschiedene Rechtsgrundlagen für barrierefreie digitale Dokumente. Für Bundesbehörden und viele Landesbehörden gilt die BITV 2.0, die eine vollständige Barrierefreiheit nach WCAG 2.1 Level AA vorschreibt. Das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG), das die europäische Richtlinie 2019/882 umsetzt, gilt ab dem 28. Juni 2025 für Unternehmen, die bestimmte digitale Produkte und Dienstleistungen anbieten – darunter auch digitale Dokumente, die im Rahmen von Dienstleistungen bereitgestellt werden. Für Unternehmen bedeutet das: Wenn Sie Kunden oder Nutzern PDFs zur Verfügung stellen – etwa Vertragsunterlagen, Produktinformationen, technische Dokumentationen oder Formulare – müssen diese ab 2025 barrierefrei sein. Ein praktischer Ansatz: Stellen Sie neben dem PDF auch eine barrierefreie HTML-Version oder ein strukturiertes Word-Dokument zur Verfügung, das Nutzer von Hilfsmitteln alternativ nutzen können.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einem getaggten PDF und einem normalen PDF?
Ein normales PDF enthält nur visuelle Informationen: Positionen von Text und Grafiken auf der Seite. Ein getaggtes PDF enthält zusätzlich Struktur-Tags, die die semantische Bedeutung jedes Elements beschreiben (Überschrift, Absatz, Tabelle, Bild mit Alt-Text). Diese Tags ermöglichen es Screenreadern und anderen Hilfsmitteln, die Inhalte korrekt zu interpretieren und in der richtigen Reihenfolge vorzulesen. Nur getaggte PDFs können wirklich als barrierefrei bezeichnet werden.
Kann ich ein bestehendes PDF nachträglich mit Barrierefreiheits-Tags versehen?
Ja, aber das ist aufwendig. Adobe Acrobat Pro bietet Tools, um Tags manuell hinzuzufügen und zu bearbeiten. Für einfachere Dokumente ist es oft effizienter, das PDF über LazyPDF in Word zu konvertieren, die Struktur in Word korrekt aufzubauen und das Dokument dann als barrierefreies PDF zu exportieren. Für sehr komplexe Dokumente (Formulare, verschachtelte Tabellen, interaktive Elemente) ist professionelle Barrierefreiheits-Beratung empfehlenswert.
Reicht es, wenn nur der Text in einem PDF zugänglich ist?
Nein, Barrierefreiheit umfasst mehr als nur den Text. Bilder müssen Alt-Texte haben. Tabellen müssen korrekt markiert sein, damit Screenreader Zeilen und Spalten erklären können. Formulare müssen beschriftete Felder haben. Links müssen beschreibende Texte haben (nicht nur 'hier klicken'). Die Lesereihenfolge muss logisch sein. Und das Dokument muss ohne Farbunterscheidung verständlich sein (für Farbenblinde). WCAG 2.1 und PDF/UA definieren alle diese Anforderungen im Detail.
Ist barrierefreies PDF aufwendiger zu erstellen?
Wenn man von Anfang an mit Barrierefreiheit im Hinterkopf arbeitet, ist der Mehraufwand minimal. In Word Überschriftenstile statt manueller Formatierung zu verwenden, dauert nicht länger – man muss es nur konsequent tun. Alt-Texte für Bilder hinzuzufügen ist ein einmaliger Schritt von wenigen Minuten pro Dokument. Der Barrierefreiheitsprüfer in Word zeigt verbleibende Probleme an und erklärt, wie sie behoben werden können. Der größte Aufwand entsteht, wenn bestehende, nicht barrierefreie Dokumente nachträglich überarbeitet werden müssen.